La création de la fonction archives à l’École française de Rome

Lettre du ministère de l’Instruction Publique et des Beaux Arts au directeur de l’Ecole française de Rome du 19 novembre 1924. 20170185/23, Archives Nationales, Pierrefitte-sur-Seine. 

Par une lettre du 19 novembre 1924, le Ministère de l’Instruction Publique et des Beaux-Arts accédait à une demande du directeur de l’École française de Rome, Emile Mâle, visant à obtenir copie d’une série de documents. Cette requête avait pour but, selon cette même lettre, de permettre « la reconstitution » des archives de l’établissement. Il ne faut pas voir dans cette démarche une manière de combler des failles documentaires mais bien un désir affiché par la direction de constituer une mémoire institutionnelle.

Les archives de l’École française de Rome sont toutefois restées vierges de toute intervention d’organisation des fonds pendant près de quarante ans. Sur ce point, il convient de préciser que l’institution fonctionnait avec des moyens relativement réduits par rapport à aujourd’hui, les premières opérations n’ont pu ainsi se faire qu’à la faveur de la présence de certains membres ou responsables possédant une formation d’archiviste paléographe. C’est dans ce cadre qu’en 1960, le secrétaire général André Guillou entreprit le classement des archives historiques de l’institution. Aucune trace de ce travail ne nous est parvenue, à l’exception des chemises jaunes dans lesquelles les documents étaient reconditionnées et la marque des cotes d’un inventaire, désormais égaré. En dehors de cette opération de classement, les archives étaient laissées à la charge des seuls services producteurs et n’ont servi que ponctuellement à des opérations de valorisation comme en atteste la publication de documents historiques dans le catalogue du centenaire de l’établissement. 

Les années 1980 marquent un tournant dans l’histoire de la gestion des archives à l’École française de Rome. L’accroissement des fonds d’archives archéologiques accentue le besoin d’une gestion efficace de ces masses documentaires. C’est ainsi, en 1981, que Françoise Fouilland est recrutée comme documentaliste en charge d’enregistrer et de conserver la documentation des chantiers de fouilles. La fonction archives de l’École, à ce moment, commençait donc à se construire autour d’une dichotomie archives « scientifiques » et archives « administratives », bien qu’en réalité, les deux termes ne s’opposent pas de manière si limpide. Le reste de la documentation retraçant la vie de l’établissement fit, quant à elle, l’objet d’une mission en 1990 d’un ancien élève de l’École des Chartes, Vincent Maroteaux, qui effectua un autre classement des archives et esquissa un premier tableau de gestion. Il semblerait toutefois qu’il n’ait pas eu accès à l’ensemble des archives tant les fonds étaient éclatés en plusieurs entités physiques. Le tableau de gestion, quant à lui, n’a vraisemblablement pas été suivi, n’oublions pas à ce propos qu’un tel outil ne peut être efficace que si l’on s’assure de son application en aval.

La mise en place d’une fonction « archives », prenant en compte l’ensemble de la production archivistique, scientifique comme administrative, s’inscrit dans un contexte encore très récent. L’intérêt croissant des professionnels de l’information pour les archives des établissements d’enseignement supérieur et de recherche dans les années 2000 débouche, en 2010, sur une note écrite du ministère relative à la « fonction archives au sein des Écoles françaises à l’étranger ». Le directeur de l’École, Michel Gras, soucieux de la sauvegarde et de la valorisation de ces fonds prend la balle au bond et sollicite la mission des archives du MENESR pour un audit en 2011. Le rapport qui en découle et les constats qu’il dresse ne sont guère flatteurs mais permettent ainsi à l’École de dessiner les grands traits de sa politique d’archivage. Dans la droite ligne des recommandations émises par le ministère, un conservateur stagiaire de l’École des Chartes effectue en 2012 un premier récolement des archives de la direction. En octobre 2015, un archiviste, rattaché au conservateur de la bibliothèque, est recruté. Il a pour missions principales de mettre en place une gestion rationnelle et efficace des archives courantes et intermédiaires et de préparer les versements d’archives historiques aux Archives Nationales.

Un nouveau tableau de gestion des archives a ainsi été élaboré et les principales bonnes pratiques en matière d’archivage ont été instaurées. Enfin, toujours conformément aux recommandations du ministère et dans le respect du Code du Patrimoine, l’École française de Rome a procédé à un premier versement de ses archives historiques aux Archives Nationales en 2018. 

Emmanuel Turquin
Archiviste de l’Ecole française de Rome


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